Come organizzare un Evento di Successo in 11 Passi!

Come organizzare un Evento di Successo in 11 Passi! – Articolo di Lorenzo Olivieri

Scopri 11 semplici passi per aumentare i partecipanti ai tuoi eventi, corsi, conferenze, seminari e workshop.

Aristotele diceva: “L’ uomo è un animale sociale”, non può restare solo, ha bisogno di organizzarsi in comunità con altri uomini.

Questa “massima” del noto filosofo greco, è applicabile in ogni settore della nostra vita: famiglia, amici, relazioni, tempo libero etc…oggi mi soffermerò principalmente sul tuo lavoro.

Leggendo questo articolo scoprirai perché è importante organizzare eventi e come aumentare gli iscritti alle tue iniziative seguendo 11 semplici passi.

In ogni tipo di attività si organizzano presentazioni, meeting, incontri dal vivo, etc… anche il più grande imprenditore del web, prima o poi avverte la necessità di conoscere personalmente il proprio pubblico, cioè la comunità a cui si rivolge con il suo lavoro.

Voglio andare subito nel concreto e se sei d’accordo, iniziamo ad analizzare il tuo caso.

Ti è mai capitato di organizzare un evento a cui hai invitato la maggior parte del pubblico, (la nicchia potenzialmente interessata alla

Aristotele

tua attività) ma ahimè, hai dovuto annullare o rimandare l’iniziativa, perché non hai raggiunto il numero minimo di partecipati?

Devi sapere che questa cosa avviene nel 70% dei casi, ad esempio nel campo della formazione business, nella crescita personale o spirituale, si organizzano continuamente ogni tipo di evento e giornalmente su 100 iniziative organizzate, solo 30 funzionano…perché accade questo?

Come puoi evitare di finire nel gruppo dei 70 eventi che falliscono?

Continua a leggere con attenzione e metti in pratica questi 11 punti, dò per scontato che conosci già la nicchia a cui ti rivolgi con il tuo evento (se ancora non hai scelto la nicchia o comunità, ti invito a leggere il post precedente in questo blog: Come Creare Un InfoProdotto Che VENDE?).

Come organizzare un Evento di Successo – ecco gli 11 passi:

1) Prima di organizzare un evento, dividi il lavoro in 3 team diversi

Ogni team ha un suo leader): il primo si occupa di tutte le attività creative, il secondo della pianificazione e progettazione ed il terzo del focus al partecipante (customer care).

I prossimi punti saranno diretti da un team preciso, che scriverò alla fine con il colore corrispondente.

Team 1 – colore rosso
Team 2 – colore blu
Team 3 – colore verde

2) Unisci i 3 team in un lavoro di brainstorming

Parti dalla tua comunità, restringila il più possibile andando a trovare i bisogni specifici che le persone hanno e scopri il messaggio univoco da inviare a questa nicchia con la tua iniziativa. Team 1

3) Decidi la tipologia di evento

Seguendo il lavoro precedente, decidi la tipologia di evento (corso, seminario, convegno, workshop…) che “ricalca” a pennello il messaggio che hai deciso nel punto 2.

Ora puoi decidere la data, tenendo conto che il tempo medio per organizzare, (ad esempio) un seminario è 3 mesi.

Ogni tipologia di evento ha i suoi tempi specifici di organizzazione. Team 2

4) cosa posso offrire di più alle persone che parteciperanno?

Grazie a dei sondaggi mirati alla comunità, scopri l’obiettivo di ogni partecipante e innalza il valore del tuo obiettivo chiedendoti: cosa posso offrire di più alle persone che parteciperanno? qualcosa che mai si aspetterebbero, scegli una cosa innovativa, curiosa e diretta ai bisogni della persona che si rivolge a te. Team 3

5) Dopo il sondaggio scopri ed evidenzia le tipologie psicologiche dominanti dei tuoi partecipanti.

Cerca di trovare una risposta a questa serie di domande: come si sono comportati in futuro ad una tua proposta diretta?

Perchè?

Come puoi accogliere i loro comportamenti nella maniera più costruttiva possibile?

Come utilizzare al meglio i loro feedback, positivi e negativi? Team 1

6) Alza motivazione e coinvolgimento

Una volta scoperti ed evidenziati, i comportamenti dominanti delle persone che seguono il tuo lavoro, utilizza queste conoscenze come una leva per alzare la loro motivazione ed il loro coinvolgimento nei confronti delle tue attività.

Ricordati una legge aurea:

“non è importante cosa pensi tu dell’evento, ma come risponde il pubblico alle tue proposte”.

E’ fondamentale riuscire a creare una motivazione così alta, creando così un’armonia unica che porterà tanto benessere e stato di flusso a tutta l’organizzazione. Team 2

7) Pianifica il tipo di intrattenimento

Ora che hai catturato l’attenzione del pubblico, è importante pianificare prima che tipo di intrattenimento metterai in atto durante lo svolgimento dell’evento.

Anche qui il segreto è rompere gli schemi, non aver paura di fare qualcosa che nessuno ha mai fatto.

Ad esempio, se ad un tratto ci sono dei “momenti morti” durante l’iniziativa, cerca di mantenere alta l’attenzione del pubblico con delle proposte di animazione ad esempio: musica, contest, video, brevi speech o domande mirate per coinvolgere attivamente chi hai di fronte.

Come su internet, anche durante una conferenza, un meeting, un seminario, la curva dell’attenzione si alza e si abbassa seguendo un movimento sinusoidale.

Se inizi a notare qualcuno che sbadiglia, significa che non sei riuscito a tenere alto il livello energetico di attenzione e dovrai fare un grande sforzo per innalzarlo di nuovo. Team 3

8) Organizzare un Evento: Gestione Imprevisti

Nel punto otto, la pianificazione pre-evento continua con la gestione degli imprevisti.

La cosa più sicura che incontrerai durante lo svolgimento della tua iniziativa sono gli imprevisti, se non li inserirai prima nella tua organizzazione, stai pur certo che arriveranno a rovinarti drammaticamente “la festa” 🙂 .

Nella gestione e pianificazione dell’imprevisto, ci sono 4 punti da tener conto: L’emergenza, la destabilizzazione, lo choc paralizzante e la presa di responsabilità.

Quello che va evitato più di tutti è lo choc paralizzante, puoi riuscirci solo prendendo la responsabilità dell’accaduto e assumendo il ruolo di leader.

Con questo ruolo abbasserai il livello di importanza dell’imprevisto e prenderai la scelta che minimizza i problemi presenti, neutralizzandoli.

Così riuscirai a riequilibrare il flusso naturale e lo svolgimento dell’iniziativa. Team 1

9) Organizzare un Evento: Progettazione Operativa

Siamo arrivati alla progettazione operativa, in questo punto costruirai la time-line, cioè la linea del tempo del tuo evento scrivendo ad ogni orario quali sono le azioni da fare, compresi gli imprevisti.

Consiglio per la progettazione l’utilizzo del “diagramma di gant”, può essere costruito sia a mano, che utilizzando programmi on line, molto semplici ed intuitivi da utilizzare, li puoi trovare anche gratuiti (cliccando qui puoi iniziare subito).

In questo modo ti assicurerai che tutte le azioni principali saranno messe in pratica. Team 2

10) Ultimo ritocco al progetto

Nel decimo punto andiamo a preparare il progetto in modo da essere presentato al pubblico.

Utilizzando il marketing on line, inizierai a creare la mailing list del tuo evento attraverso la creazione di una pagina web apposita, dalla quale raccoglierai le iscrizioni e le mail di chi parteciperà.

In questo modo l’evento inizierà molto prima della fatidica data prefissata.

Per coinvolgere le persone dal vivo, puoi stampare del contenuto cartaceo ma la cosa più importante è come vengono scritti e dove vengono distribuiti.

Ad esempio: se decidi di distribuire volantini per la promozione di eventi yoga e meditazione all’uscita della metropolitana di Milano, andranno a finire nel cestino più vicino alla stazione, non sprecare le energie, sii consapevole della comunicazione anche off-line! 🙂 Gruppo 3

11) Il giorno dell’Evento

A questo punto è arrivato il giorno dell’evento, le cose da fare per gestire al meglio la tua iniziativa dal vivo sono:

• Brief: prima della partenza dell’evento, è importante “formare e preparare” tutte le persone dello staff, che ti aiuteranno durante lo svolgimento dell’iniziativa;

• Assegnazione dei ruoli: durante l’evento dedicati a controllare che siano rispettati;

• Debrief: alla fine dell’evento, valuta i risultati ottenuti e i feedback dei partecipanti;

• Invia i follow up: ricordati che i giorni successivi alla tua iniziativa, le persone che hanno partecipato ancora penseranno alla splendida esperienza che hanno avuto grazie alla tua organizzazione. In questo momento è importante che prolunghi il più possibile quel particolare “stato di grazia” che sei riuscito a creare, inviando materiale gratuito, video, audio, foto dell’evento in modo da continuare a tenere viva quella fiamma, pronta per essere accesa di nuovo alla tua prossima iniziativa.

Come organizzare un Evento di Successo – Conclusioni:

Ricordati che sei come un direttore d’orchestra e se utilizzerai ognuno di questi passi, la prossima volta che “lancerai” una tua iniziativa, parteciperanno molte più persone di quelle che ti aspetterai.

Nel frattempo il tuo evento inizierà a “lavorare per te”, questo perché hai creato la cosa più importante nel marketing: il passaparola positivo.

Visto che hai letto (e sono sicuro metterai in pratica) tutto l’articolo fino alla fine, voglio ringraziarti con tutto il cuore.

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PS

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